INDOPOSCO.ID – Perkembangan teknologi digital mengubah wajah dunia kearsipan secara drastis. Jika selama ini arsip identik dengan tumpukan dokumen yang disimpan rapi di lemari atau ruang penyimpanan, kini arsip justru menjadi sumber data strategis yang mampu mendukung pengambilan keputusan hingga meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Perubahan tersebut juga membawa konsekuensi terhadap profesi arsiparis. Mereka tidak lagi hanya bertugas mengelola dokumen, tetapi dituntut mampu mengolah informasi dan memanfaatkan teknologi digital, termasuk kecerdasan buatan.
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Rini Widyantini menegaskan bahwa kearsipan kini menjadi salah satu fondasi penting dalam tata kelola pemerintahan modern.
“Kearsipan dunia mengalami disrupsi dampak dari perkembangan teknologi digital. Arsip tidak lagi dilihat sebagai tumpukan kertas statis, melainkan aset yang siap dianalisis secara digital,” ungkap Rini saat rapat terkait pengembangan SDM kearsipan bersama Arsip Nasional RI (ANRI) di Jakarta, Senin (3/8/2026).
Menurutnya, arsip yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki berbagai layanan pemerintah. Rekam jejak pelayanan yang tersimpan mampu menunjukkan kelemahan proses sehingga menjadi dasar penyempurnaan kebijakan maupun pelayanan kepada masyarakat.
Karena itu, kompetensi arsiparis harus berkembang mengikuti kebutuhan zaman.
“Arsiparis kini dituntut memiliki kapabilitas seperti data scientist. Keterampilan teknis komputasi digital kini secara integral dilebur dengan keahlian dalam melakukan analisa data kearsipan, mengubah arsip menjadi data strategis,” jelas Rini.
Rini mengatakan paradigma profesi arsiparis juga berubah. Jika sebelumnya lebih dikenal sebagai penjaga dokumen, kini mereka dituntut mampu berkolaborasi dengan teknologi kecerdasan buatan sekaligus menjadi analis informasi yang mendukung transformasi birokrasi nasional.
Meski digitalisasi terus dipercepat, pengelolaan arsip fisik tetap memiliki peran penting. Keaslian dokumen harus tetap dijaga sebagai bagian dari sistem pengelolaan informasi yang terintegrasi.
“Arsiparis diharapkan mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi tanpa meninggalkan prinsip-prinsip kearsipan yang menjamin keaslian, keutuhan, dan keberlanjutan arsip. Pengarsipan manual harus tetap dilakukan demi menjaga keaslian serta bagian dari omnikanal yang kerap digaungkan Kementerian PANRB,” tutur Rini.
Ia menambahkan, transformasi digital tidak sekadar mengubah cara birokrasi bekerja, tetapi juga mengubah cara pemerintah mengelola memori institusi agar tetap autentik, aman, dan mudah dimanfaatkan.
“Transformasi digital tidak hanya mengubah cara kita bekerja, tetapi juga mengubah cara kita mengelola memori institusi. Karena itu, peran arsiparis harus terus diperkuat agar mampu memastikan setiap informasi pemerintah terdokumentasi secara autentik, aman, dan mudah diakses sebagai dasar pengambilan keputusan serta pelayanan kepada masyarakat,” tambahnya.
Sementara itu, Kepala ANRI Mego Pinandito mengungkapkan pihaknya tengah mempercepat integrasi sistem kearsipan digital melalui proses alih media dari arsip analog menjadi digital. Di sisi lain, arsip fisik, terutama yang memiliki nilai sejarah, tetap dipelihara sesuai standar agar keasliannya tidak rusak seiring waktu.
ANRI juga memperluas kolaborasi dengan berbagai instansi pemerintah maupun sektor swasta untuk meningkatkan kapasitas arsiparis di seluruh Indonesia. Langkah tersebut dilakukan melalui penyediaan pelatihan teknis, peningkatan akses pembelajaran, hingga program magang yang bekerja sama dengan BPSDM di berbagai daerah.
Selain penguatan kompetensi, ANRI bersama Kementerian PANRB juga menyusun berbagai kebijakan yang mendukung pemanfaatan kecerdasan buatan dan teknologi hibrida dalam pengelolaan arsip pemerintahan.
“Kami memasukkan pengetahuan dan keterampilan digital ke dalam peningkatan kompetensi kearsipan,” ungkap Mego.(her)
