INDOPOSCO.ID – Teknologi telah membawa kemudahan pada setiap aspek kerja, salah satunya menandatangani dokumen dengan tanda tangan elektronik, menggantikan tanda tangan basah.
Pimpinan inovasi di Mekari Brendan Rakphongphairoj dalam keterangan pers, Jumat, mengatakan bahwa meningkatnya penggunaan tanda tangan elektronik atau e-signature sejalan dengan tren digitalisasi yang membuat bisnis semakin paperless, tanpa kertas.
Tanda tangan elektronik mengotomasi proses penandatanganan dokumen, dengan demikian meningkatkan efisiensi kerja mereka yang memiliki otoritas menyetujui atau mengesahkan dokumen, seperti pimpinan perusahaan, tim di departemen keuangan, maupun tim di departemen legal, kata Brendan dalam keterangannya pada Jumat.
“E-signature bermanfaat bagi perusahaan-perusahaan yang sehari-harinya harus memproses berbagai macam dokumen, termasuk perusahaan di bidang ritel, hospitality, pendidikan, serta layanan profesional seperti konsultan, business-to-business (B2B) dan teknologi,” kata Rakphongphairo.
Mekari, yang menyediakan tanda tangan elektronik bersertifikasi Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) menemukan setidaknya ada lima manfaat menggunakan tanda tangan elektronik.
1. Satu klik untuk menandatangani semua
Menandatangani puluhan dokumen bisa menyita banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas lain. Tanda tangan elektronik mempercepat penandatanganan dokumen karena puluhan dokumen yang telah diunggah ke aplikasi bisa secara sekaligus dibubuhi tanda tangan. Aplikasi tanda tangan elektronik pun bisa menangani dokumen dengan ragam format, mulai dari PDF hingga docx.
2. Santai mengejar tanda tangan
Mengejar tanda tangan seseorang terkadang melelahkan. Aplikasi tanda tangan elektronik memudahkan permohonan tanda tangan karena aplikasi akan otomatis mengirimkan notifikasi untuk mengingatkan orang-orang untuk menandatangani dokumen sebelum tenggat waktu.
Selain itu, aplikasi tanda tangan elektronik juga memungkinkan semua yang terlibat untuk memantau proses penandatanganan secara terkini, yang semakin mempermudah permintaan tanda tangan.
3. Bebas dari kerepotan pengiriman dokumen
Mengirim banyak dokumen dengan kurir untuk ditandatangani secara basah memakan biaya, apalagi jika dokumen harus dikirimkan ke luar kota atau negeri. Aplikasi tanda tangan elektronik meniadakan ongkos pengiriman karena pembubuhan tanda tangan cukup dilakukan secara online.
Dokumen pun bisa dikirim sekaligus secara massal, fitur yang berguna bagi perusahaan yang harus mengirim berbagai kontrak atau faktur penjualan ke pelanggan dan penyuplai.
4. Kerahasiaan dan keamanan terjaga
Banyak dokumen, seperti perjanjian atau kontrak, berisi informasi yang harus dijaga kerahasiaannya. Oleh sebab itu, dokumen harus dijaga agar jangan sampai hilang, serta dibaca atau disalin oleh mereka yang tidak berwenang.
Aplikasi tanda tangan elektronik memiliki berbagai fitur yang memastikan bahwa hanya pihak yang diberikan wewenang bisa mengakses dan menandatangani dokumen.
Fitur jejak audit, misalnya, merekam secara rinci perubahan yang dilakukan pihak manapun pada dokumen. Pastikan juga bahwa aplikasi tanda tangan elektronik sudah bersertifikat Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) sehingga tanda tangan yang dibubuhkan dianggap sah secara hukum.
5. Fleksibel
Aplikasi tanda tangan elektronik menyimpan semua dokumen di awan sehingga penandatanganan dapat dilakukan secara multi platform melalui ponsel pintar, tablet, dan komputer. Pengoperasian bisnis pun menjadi tidak dibatasi oleh jarak dan waktu. (bro)
