Ini Penjelasan dan Daftar HRIS System Terbaik

INDOPOSCO.ID – Human Resource Information System (HRIS) atau yang dikenal sebagai Human Resource Management Software (HRMS) merupakan sebuah perangkat lunak atau HRIS system untuk mengelola berbagai kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia (SDM) melalui sistem yang tersentralisasi.

Menurut Juan Jeremia, Senior Talent Acquisition PT. Uno Teknologi Indonesia, beberapa hal yang dikelola sistem HRIS adalah penggajian, pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.

“HRIS menjadi salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga bisa diintegrasikan dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi seperti perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile,” tutur Juan.

Dikatakan, HRIS atau HRM menjadi salah satu HRIS system yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan aplikasi ini, di antaranya adalah sebagai berikut meningkatkan keamanan data karyawan yang bersifat personal dan hanya boleh diakses oleh orang-orang yang berkepentingan.

“Sistem HRM ini berguna bagi manajer HRD untuk mengontrol siapa saja yang bisa mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data bisa diminimalkan,” tuturnya.

Selain mengamankan data karyawan, lanjutnya, HRIS system juga berfungsi
memudahkan pendistribusian gaji.

“Lewat HRIS system menjadikan proses penggajian lebih cepat dan mudah. Adanya Human error yang sering muncul menjadi penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji bisa diantisipasi lebih mudah, karena sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan,” tambah Juan.

Senior Talent Acquisition PT. Uno Teknologi Indonesia ini juga menuturkan HRIS system berfungsi untuk memonitor kinerja karyawan, karena HRIS systems memudahkan manajemen dalam mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat.

“Manajer HRD bisa menetapkan aturan untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi penilaian terhadap karyawan,” katanya.

Selain itu juga HRIS systems dapat menghemat biaya operasional HRD, ujar Juan, sebab HRIS systems juga dapat membantu dalam hal meringankan biaya operasional HRD dengan menghapus penggunaan kertas dan aplikasi-aplikasi lainnya yang kurang efektif.

“Dan juga dapat mengurangi kebutuhan tenaga kerja dalam mengelola SDM, karena seluruh proses akan ditangani secara otomatis. Sistem ini juga dapat menyederhanakan proses rekrutmen,” paparnya.

Dalam proses penerimaan karyawan baru, mulai wawancara sampai penerimaan karyawan baru bisa ditangani dengan mudah melalui HRIS system. Manajer bisa membuat tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

HRIS sistem juga membantu mengoptimalkan proses pengambilan keputusan lebih baik, lanjut Juan, karena semua informasi SDM dapat ditinjau lewat satu sistem terpusat, manajemen dapat dengan cepat dan mudah mengetahui siapa saja yang sudah berkontribusi ke perusahaan dan siapa yang belum. “Manajemen bisa melakukan tindakan dengan cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan,” tuturnya.

Berikut ini merupakan daftar kumpulan HRIS system terbaik.

1. Talenta by Mekari

Talenta by Mekari sebuah HRIS system dengan fitur yang bisa menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Talenta by Mekari memberikan layanan pengelolaan data karyawan dan administrasi lainnya. Dan karyawan terbantu dengan menggunakan aplikasi Talenta ini. Mengelola payroll dan absensi karyawan lebih mudah dengan aplikasi ini.

2. iceHRM

iceHRM sebuah HRIS system berbayar dengan cara upload source code yang dibagikan melalui website secara gratis. Versi gratisnya untuk perusahaan untuk maksimal 20 karyawan.

Aplikasi ini memiliki antarmuka yang modern daripada aplikasi lain, dan dalam penggunaan iceHRM terbilang mudah. Beberapa fitur unggulannya seperti leave management, tracking waktu dan kehadiran, informasi karyawan, juga upload dokumen sekaligus download report dalam format CSV. Juga sudah support yang mumpuni dan menjadikan iceHRM menjadi opsi untuk aplikasi kehadiran gratis atau open source.

3. SimpleHRM

HRIS system ini sering digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah dan terdiri dari versi gratis dan versi berbayar (professional edition) dengan modul dan fitur tambahan.

Dimana aplikasi ini memiliki fitur untuk kebutuhan manajemen HR seperti leave management, manajemen pelesir dan pengeluaran, benefits, task reporting, dan juga informasi lengkap tentang karyawan. SimpleHRM memberikan fondasi yang kuat untuk divisi HR dalam bisnis skala kecil dan menengah.

Banyak pengguna ada yang mengeluh betapa sulitnya menginstall source codenya, terutama bermasalah dengan file path, jadi pastikan Anda sudah memiliki seorang dengan keahlian teknis terbaik untuk implementasi aplikasi ini.

4. HRtrack

Menjadi satu HRIS system gratis untuk tiap organisasi/perusahaan dengan 10 karyawan atau kurang, HRtrack yaitu aplikasi buatan perusahaan Kanada, First Reference. Dimana aplikasi ini berjalan dalam desktop, dan tampilannya sangat simple dan mudah digunakan pengguna setia Outlook.

Mulanya, aplikasi ini dibuat supaya lebih nyaman untuk perusahaan di Kanada (menyesuaikan hukum yang ada). HRtrack memungkinkan untuk melakukan reporting pelatihan karyawan, libur atau cuti karyawan, performa karyawan, dan untuk benefit karyawan. Dimana integrasi kalender dengan Microsoft Outlook menjadi kelebihan lain aplikasi HRtrack.

HRtrack menjadi sebuah aplikasi model lama (salah satunya, karena masih dengan platform desktop), jadi untuk perusahaan yang mencari aplikasi yang dapat diakses di berbagai perangkat hingga mobile, aplikasi ini belum bisa digunakan.

5. Workday HCM

Perusahaan asal Amerika Serikat membuat satu dari HRIS system bernama Workday HCM, aplikasi HRD ini disebut sebagai penggabungan dari BirdDogHR dan Kronos Workforce. Di dalam aplikasi Workday HCM, tersedia fitur seperti talent management dan learning management yang ada di dua aplikasi HRD sebelumnya di Workday HCM.

Workday HCM juga baik untuk perusahaan yang berskala mulai dari kecil sampai skala besar bisa dikelola secara baik.

Banyak fitur utama seperti payroll tersedia di aplikasi ini, namun untuk sistem payroll sendiri saat ini masih compatible hanya di beberapa negara saja seperti Amerika Serikat, Britania Raya, Perancis, dan Kanada, karena sistem payroll terkadang harus mengikuti regulasi yang berlaku di tiap negara.

Dan ada juga fitur benefits administration yang berguna untuk pengelolaan dan perencanaan berbagai tunjangan karyawan seperti kesehatan dan jaminan pensiun, fitur yang terhubung dengan berbagai penyedia layanan pendukung sehingga memudahkan proses perencanaan sampai ke tahap pendaftaran.

6. Deskera

Deskera menjadi satu dari HRIS system yang memiliki pangsa pasar utama dari perusahaan besar yang memiliki bisnis berskala enterprise.

Karena itu mengapa modul HR Deskera terbilang luas, ini mencakup manajemen penggajian, manajemen performa, rekrutmen, timesheet, da real-time reporting.

Deskera sengaja diprogram untuk memenuhi seluruh kebutuhan perusahan dengan skala yang besar.

Terdiri dari dua versi Deskera yang bisa digunakan, dengan versi gratis (open source) dan versi berbayar mulai dari $75 per bulan untuk tiap penggunanya.

Deskera menjadi aplikasi yang tidak hanya sebagai aplikasi pengatur manajemen kehadiran saja, tapi juga memiliki modul untuk CRM dan ERP.

7. Web Human Resource

Kehadiran HRIS system dari Web Human Resource atau disebut WebHR menjadi salah satu aplikasi terbaik sampai saat ini.

Aplikasi besutan dari perusahaan California ini, terbukti bisa digunakan oleh banyak korporasi ternama dunia, seperti Nissan, Chevrolet, Zameen.com, Infiniti, dan 25 ribu perusahaan lainnya yang tersebar di 198 negara di dunia.

Fitur yang dihadirkan mulai dari time attendance, payroll, report generator, dan document management.

Untuk proses training karyawan baru, WebHR ini memiliki fitur tersendiri yang sudah dilengkapi dengan fasilitas background check, berfungsi untuk mengecek latar belakang dari tiap karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut.

8. Software HRIS Hr.my

Aplikasi Hr.my ini merupakan salah satu piihan yang tepat dimana HRIS system ini mendukung solusi online untuk membantu pekerjaan HR perusahaan. Seperti proses absensi karyawan, proses payroll, hingga proses reimbursement semua bisa dilakukan dengan mudah. Dan Hr.my juga didukung oleh fitur sharing dokumen dan informasi yang akan membantu perusahaan lebih mudah dalam mengkomunikasikan banyak hal.

Dengan menggunakan basis aplikasi online, hal ini memudahkan semua pihak untuk melakukan akses pada sistem ini kapan dan dimana saja. Pekerjaan jauh lebih mudah dan cepat serta bisa dilakukan dengan fleksibel.

9. iSolved

Aplikasi HRIS system terbaik lainnya yang banyak direkomendasikan yaitu iSolved. Aplikasi ini bisa digunakan untuk bisnis berskala kecil sampai menengah.
Ada empat fitur penting yang dimiliki aplikasi iSolved, diantaranya Talent Management, HR & Payroll, Workforce Management, serta Engagement Management untuk kepentingan performa karyawan.

10. BirdDogHR

BirdDogHR adalah salah satu HRIS system buatan dari Amerika Serikat yang menawarkan beberapa fitur seperti Applicant Track System, di mana fitur ini berfungsi untuk media kontrol saat perusahaan memasang lowongan pekerjaan dan dapat melihat seberapa efektif lowongan kerja yang dipasang dilirik oleh para pencari kerja.

Tersedia fitur Employee Onboarding yang digunakan karyawan menandatangani dokumen, tanpa harus ke kantor. Hadirnya fitur ini sangat membantu karena selain bisa menghemat waktu, fitur ini juga bisa merampingkan birokrasi khususnya di Indonesia yang rumit.

BirdDogHR bisa digunakan untuk melihat performa kinerja karyawan dan melakukan hiring untuk kebutuhan tenaga kerja perusahaan. BirdDogHR diciptakan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah.

11. Namely

Namely adalah sebuah HRIS system yang bisa membantu dalam proses pengelolaan karyawan perusahaan lebih baik. Dan karyawan bisa ikut dalam mengelola dan mengakses data informasi, sistem penggajian menjadi efisien, pembuatan peraturan kerja yang fleksibel.

Aplikasi ini sulit digunakan di perusahaan Indonesia karena aturan yang dibuat dalam aplikasi ini berbeda dengan yang digunakan di tanah air.

12. Timetastic

Timetastic memiliki fitur terlengkap dan menawarkan fitur yang modern. Ada dua fitur yang ditawarkan, yaitu gratis dan pro.

Namun jika Anda ingin mendapatkan semua fitur-fitur di aplikasi ini, Anda harus meng upgradenya ke fitur Pro dan mengeluarkan biaya yang cukup besar. Tapi ini terbayarkan dengan layanan dan fitur yang akan Anda dapatkan nantinya.

13. NaturalHR

Aplikasi NaturalHR yaitu sebuah HRIS system dari UK yang bisa dipakai gratis dan sebagainya. NaturalHR dilengkapi fitur time tracking, employee self-service, cuti, libur, pustaka penyimpanan materi pelatihan, rekrutmen, dan penilaian kerja karyawan.

14. BambooHR

Selanjutnya HRIS system yang bernama BambooHR, pilihan aplikasi ini yaitu all-in-one lain dan juga berbasis web. Aplikasi ini menyediakan fitur seperti sistem tracking, penjadwalan dan absensi, manajemen payroll, dan fitur orientasi.

Hal menarik dari aplikasi ini yaitu Anda bisa menghemat banyak waktu yang mungkin terbuang jika Anda mengelola data karyawan secara manual. Sehingga data lebih akurat dan terjaga keamanannya.

15. Zoho

Zoho merupakan sebuah perusahaan HRIS system yang sudah paten dan besar, dimana mereka menawarkan antarmuka dan fitur profesional juga fitur andalan seperti time tracking, manajemen waktu tinggal karyawan (leave management), informasi lengkap karyawan, dan bisa self-service.

Dengan versi gratis yang memiliki fitur terbatas dan tini tidak termasuk timesheet atau tracking kehadiran, kapasitas penyimpanan yang terbatas ‘hanya’ 250 GB saja. Namun tetap aplikasi ini memudahkan Anda dalam mengelola data karyawan lebih rapi dan aman.

Itulah bahasan mengenai HRIS system, semoga menjadi referensi menentukan aplikasi yang tepat. (ibs)